Le rétroplanning est une méthode de planification inversée. Il s’agit de planifier les différentes tâches à effectuer pour réaliser un projet en partant de sa date de fin à sa date de début. L’élaboration d’un rétroplanning est une des nombreuses méthodes de gestion de projet visant à respecter des deadline (dates limites).
Informations supplémentaires et utilité du rétroplanning
Le planning et le rétroplanning sont deux notions à la fois similaires et contraires. Ces termes désignent tout deux des méthodes d’organisation consistant à organiser la préparation d’un évènement, d’un projet, mais qui se réalisent de deux façons. Le planning consiste à mettre en place un calendrier de la date de début du projet à la date butoir. Le défi va être d’arriver à caser chaque tâches jusqu’à la date butoir.
Tandis que le rétroplanning consiste à planifier les tâches en partant de la date butoir au début du projet. D’où la notion de “rétro” planning, “rétro” faisant référence à un retour.
Le secteur de l’évènementiel utilise beaucoup cette méthode étant donné que les dates d’évènements ne sont pas modifiables pour beaucoup de cas. La date n’étant pas modifiable, il faut s’organiser en fonction d’elle.
Faire un rétroplanning, ça n’est pas travailler à l’envers. Bien au contraire, cette méthode présente de nombreux avantages :
- Respecter la date de livraison du projet : En se fixant une date butoir, on a tendance à être plus efficace. De nombreuses études le prouvent, le stress de ne pas atteindre l’objectif du respect de la deadline est un grand moyen d’accroître notre efficacité. Restons dans la mesure, bien évidemment.
- Vérifier que les délais soient respectables : Se fixer une deadline est indispensable pour mener tour projet à terme, mais certains fois cette dernière est surestimée. Le rétroplanning permet donc, en organisant les jalons et tâches, de vérifier que les délais sont corrects.
- Planifier la durée des étapes : Cela va permettre d’ajuster les délais de certaines étapes du projet. Vous pourrez ainsi allonger certaines étapes si les délais le permettent ou en raccourcir d’autres si les délais sont plus serrés que prévu.
- Identifier les moyens nécessaires : Cette méthode vous permettra d’avoir une idée plus claire sur les moyens financiers et humains à mettre en place pour réussir le projet actuel planifié.
- Définir la date de début : En commençant votre organisation par la date de fin, vous pourrez choisir la date de début du projet. Ainsi, vous pourrez déterminer la date au plus tard et pallier dès le départ les imprévus.
Comment réaliser mon rétroplanning ?
La construction d’un rétroplanning se fait en 2 étapes :
- Rassemblement de l’ensemble des tâches et étapes, estimation des durées et tri logique
- La conception du document avec le placement des éléments sur la frise chronologique
Voyons ci-dessous, de manière organisée comme on aime bien le faire, les 2 étapes en détails de ce processus :
Etape 1 : Listing des étapes, sous-étapes et de l’ensemble des tâches à effectuer
1 / Listing des étapes, sous-étapes et de l’ensemble des tâches à effectuer
Il va s’agir ici de faire une liste complète de l’ensemble des tâches à effectuer. Dans un premier temps, nous vous conseillons de définir des grands groupes de tâches pouvant être nommés “étapes”.
Par exemple, si votre évènement est une collecte d’argent pour une association, vous pouvez définir une des étapes comme étant la suivante : Réservation de l’emplacement du stand.
Ensuite, il s’agira de définir l’ensemble des tâches de toutes les étapes. Pour rester sur notre exemple, vous pourrez choisir comme tâches :
- Trouver les coordonnées du responsable des emplacements
- Convenir d’un rendez-vous
- Signer le contrat de réservation
- Payer la réservation
A savoir : Pensez à toujours utiliser l’infinitif lorsque vous désignez des tâches.
2/ Définir le délai de chaque tâche
Cette étape lors de la conception de votre rétroplanning est une des plus importantes. Il est souvent difficile de se projeter et d’estimer la durée d’élaboration de certaines tâches. Il va s’agir ici de proposer un délai estimé avec une marge d’erreur laissée en cas d’imprévu.
En fonction de votre projet, vous devrez délimiter vos tâches en heures, jours, semaines ou mois. Dans un projet web, on parle souvent de tâches sur plusieurs jours voire semaines.
3/ Trier les tâches pour les mettre dans le bon ordre
La dernière partie de la première étape consiste à mettre dans l’ordre l’ensemble des tâches que vous aurez listées. Certaines tâches dépendront d’autres et ne pourront pas être réalisées tant que d’autres n’ont pas été terminées.
Par exemple : Il n’est pas possible d’ouvrir votre site internet tant que ce dernier n’est pas terminé. Dans cet exemple, vous choisirez donc d’organiser vos tâches de manière à ce que la sortie du site internet intervienne après la finalisation de ce dernier.
Contradictoire vous me direz, mais il s’agit bien dans cette partie de trouver la suite logique de chaque étape de manière chronologique en partant du début. Ceci va permettre de trouver l’ensemble des dépendances entre les différentes tâches. Ainsi, votre rétroplanning aura une suite cohérente avec le réalisable.
A voir : la méthode de PERT permet de faire cela.
Etape 2 : Construction du rétroplanning
La méthode classique du planning consistait à placer les différentes tâches à partir de la date de début du projet. Ceci afin de respecter une date de début et de fin du projet. Pour la méthode du rétroplanning, il va plutôt s’agir de placer les éléments de la fin au début comme dit précédemment. Vous allez donc placer la dernière tâche à effectuer, puis la précédente, puis celle d’avant et ainsi desuite jusqu’à remonter jusqu’à la date de début du projet.
A savoir : Dans le placement de vos tâches sur votre rétroplanning, gardez toujours une marge d’erreur en cas d’imprévu. Car si vous ne prévoyez pas cela, vous serez obligé de faire empiéter une tâche sur l’autre ou d’être hors délai. Dans tous les cas, il n’y a que du négatif qui peut en découdre.
Vous comprendrez certainement mieux avec un exemple concret. En voici un en prenant toujours en compte notre premier exemple d’organisation d’un évènement pour récolter des fonds pour une association :
- Réservation de l’emplacement 45 jours avant le jour de collecte
- Commander les flyers 40 jours avant
- Commencer à communiquer sur les réseaux sociaux 30 jours avant
- Envoyer des invitations personnelles 20 jours avant
Dans votre rétroplanning, vous devez également y intégrer l’état d’avancement de la tâche. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel l’état d’avancement général de votre projet. Pensez à mettre à jour cette partie de votre document au fur et à mesure que le projet avance.
Vous pourrez par la même occasion partager ce document avec l’ensemble des participants à ce projet et leur permettre aussi de suivre l’état d’avancement du projet.
Modèle gratuit de rétroplanning au format Excel
Maintenant que vous savez ce qu’est un rétroplanning, il est temps pour vous de vous lancer à son élaborration. Nous avons pensé à vous en préparant un modèle qui va vous permettre de gagner du temps. Vous n’aurez plus qu’à personnaliser le fichier ci-dessous pour l’adapter à votre projet.
Télécharger mon modèle de rétroplanning :
Télécharger le modèle de rétroplanning gratuit (.XLSX)
Vous pouvez aussi télécharger ce fichier au format .CSV
A savoir pour ce rétroplanning :
- Ce rétroplanning est un exemple, vous devez le personnaliser en ajoutant/retirant des tâches/étapes.
- Vous devez personnaliser dans ce fichier : Le nom du projet, les dates, les étapes, les tâches, les responsables et les états d’avancements de chaque tâches.
- Dans cet exemple, nous sommes le 5 juin 2018, d’où le surlignage violet. Vous n’aurez pas forcément besoin de mettre cela dans votre rétroplanning.
- Surlignez en gris foncé les plages concernant les délais de chaque tâche.
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